Les newsletters, ou bulletins d’information en français, existent depuis l’avènement d’Internet et du courrier électronique. Mais aujourd’hui encore, créer une newsletter et la diffuser auprès de vos clients reste un excellent moyen de les informer et de les fidéliser. Cependant certaines pratiques sont à prévilégier car même un e-mail parfaitement mis en forme n’aura pas l’effet escompté si l’objet est incorrect ou mauvais ou si l’e-mail est simplement envoyé au mauvais moment. En outre, il existe des exigences légales dont vous devez tenir compte lors du processus d’enregistrement et de la sauvegarde des données client. Le RGPD fixe des recommandations strictes. Vous trouverez ici des conseils et astuces pour savoir comment créer une newsletter efficace, précise et conforme à la loi.
Créer une newsletter sert à fidéliser la clientèle et constituent un élément populaire des campagnes de marketing. Une bonne newsletter vise trois objectifs différents :
Le destinataire ne doit pas, au minimum, marquer la newsletter comme spam ou se désabonner de la liste de diffusion.
Il doit lire le contenu de la newsletter.
Il doit cliquer sur un lien contenu dans la newsletter.
Les deux premiers objectifs dépendent incontestablement d’un sujet accrocheur, mais l’heure ou le jour de réception influence également l’ouverture ou non d’un e-mail par l’utilisateur. Le troisième objectif est réalisé si le texte est bien écrit et si sa structure est attrayante. Enfin, le RGPD – le Règlement européen sur la protection des données, qui est en vigueur depuis mai 2018 – précise si l’ensemble est également légal.
Vos destinateurs reçoivent certainement de nombreux autres e-mails. Pour créer une newsletter qui donne envie d’être lue, vous devrez toujours apporter un grand soin à sa conception. N’oubliez pas : le destinataire de la newsletter a généralement peu de temps – et ne trouvera certainement pas que votre newsletter, mais aussi beaucoup d’autres messages dans sa boîte de réception – c’est pourquoi la formulation de son objet est si importante. C’est la première chose que l’utilisateur voit de votre email. Ces quelques caractères (de préférence pas plus de 40) décident si le destinataire ouvre ou non votre newsletter. Et cette décision est généralement prise en une seconde. Quelles sont les caractéristiques d’une bonne accroche ? C’est très simple :
Si votre newsletter arrive directement dans le dossier spam du destinataire, cela peut être dû à certains mots dans le sujet ou dans le texte de l’e-mail. Pour de nombreux filtres anti-spam, des expressions telles que « chance de gagner », « revenu supplémentaire » ou « remboursement » sont des signaux clairs de spam tout comme des mots entiers en majuscules et des points d’exclamation.
Les caractères spéciaux Unicode dans la ligne d’objet, par exemple un soleil ☀ (U+2600), attirent l’attention – mais seulement s’ils sont affichés correctement. Ce n’est pas le cas pour tous les programmes de messagerie. Par conséquent, il est préférable de mettre davantage l’accent sur une formulation précise qui invite à ouvrir la newsletter.
L’objet ne doit être écrit qu’à la fin, lorsque le contenu de l’e-mail a été déterminé, afin s’assurer d’un lien pertinent entre le sujet et le texte.
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Les premiers mots du texte du courriel sont tout aussi importants que l’objet. Cette partie, s’affichant également dans la plupart des programmes de messagerie avant l’ouverture, est comparable à la méta-description d’un site web. Une bonne newsletter se caractérise avant tout par le fait qu’elle assure une promotion efficace sans ressembler pour autant à de la publicité. Vous atteignez cet objectif en vous concentrant sur l’offre de valeur ajoutée pour l’utilisateur. Utilisez les appels à l’action (ou call to action) avec parcimonie et de manière ciblée tout en évitant les slogans typiques.
Lors de la conception et de la rédaction du contenu, il est important de l’adapter au « scanning« . L’internaute ne lit généralement pas les textes du début à la fin. Il parcourt le texte et cherche dans le document des mots ou des points d’arrêt précis qui suscitent son intérêt. Un texte continu avec beaucoup de mots sans paragraphes ou sous-titres n’y invite pas.
C’est bien connu, tous les débuts sont difficiles et ceci s’applique également à l’introduction d’une newsletter. Mais ça en vaut la peine, car les premiers mots déterminent la poursuite ou non de la lecture de l’utilisateur. L’introduction doit comporter un maximum de 85 caractères : c’est le nombre que la plupart des programmes de messagerie affichent dans la vue d’ensemble. Dans les newsletters professionnelles, ces 85 caractères (avec les 40 caractères maximum du sujet) donnent déjà un aperçu suffisant des enjeux.
La section principale d’une newsletter contient, comme un site Web, des titres, des paragraphes et si nécessaire des images. Afin d’obtenir une bonne conversion, les éléments et les liens de call-to-action (appel à l’action) ne doivent pas manquer. Pour le choix des thèmes, il est essentiel que vous répondiez aux intérêts de votre groupe cible. Toujours traiter le plus important en premier pour que votre lecteur sache immédiatement de quoi il est question. Ceux qui suscitent de fausses attentes au début frustrent leurs clients. Un bon teaser fournit des informations et suscite en même temps de l’intérêt pour une lecture plus approfondie. Les images ne devraient être utilisées que si elles améliorent le contenu, idéalement en fournissant des informations supplémentaires. Pour créer une newsletter professionnelle, le texte devrait respecter les points suivants :
Les textes sur les écrans ou les écrans des téléphones portables sont lus différemment de ceux figurant dans les livres, les journaux ou les brochures. De bons textes pour les médias en ligne se caractérisent par diverses particularités :
Les articles détaillés n’ont généralement pas leur place dans une newsletter. Limitez-vous à un court texte accrocheur et à un lien pour en savoir plus sur la page d’accueil. Ainsi, vous pouvez également mieux vérifier le taux de conversion. Si vous voulez créer une newsletter qui couvre plusieurs thèmes, séparez-les clairement par sous-titres et établissez des liens individuels qui se réfèrent clairement au thème respectif. La clarté est ici de mise.
Tu ou vous ? Cela dépend du groupe cible. Vous connaissez mieux vos clients. En cas de doute, choisissez la formule de politesse mais dans tous les cas vous devez décider d’une variante et l’utiliser de manière cohérente sinon, votre écriture sentira l’amateurisme.
Enfin, il est conseillé de présenter à un collègue le texte que vous avez élaboré, car les points négatifs ne se remarquent souvent qu’au deuxième ou troisième coup d’œil. Cela vaut non seulement pour les coquilles et fautes d’orthographe, mais aussi pour le contenu et les formulations.
Le clic tant convoité : l’appel à l’action
Enfin, le texte doit se conclure sur un call-to-action clair. Facilitez la tâche à vos lecteurs et offrez-leur un seul lien par newsletter : vous leur éviterez d’avoir à faire un choix, d’autant plus que chaque newsletter devrait, si possible, ne porter que sur un seul sujet. L’invitation à cliquer sur un lien constitue la partie la plus importante de l’e-mail et détermine le taux de conversion. L’affichage du bouton d’appel à l’action doit être explicite. Une chose à ne pas faire est de simplement inscrire « Cliquez ici ».
Voici un exemple d’une newsletter composée d’un objet, d’un texte et d’un appel à l’action :
Objet :
Les 10 erreurs SEO fréquentes à éviter
Ce sujet ne comporte que quelques caractères (exactement 38). En même temps, il offre des informations claires sur le sujet : SEO – optimisation pour les moteurs de recherche. Il donne des conseils et des astuces pour s’améliorer sur ler sujet et suscite donc la curiosité.
Texte :
« Votre site Web est superbe, l’information est ciblée et bien écrite, mais sur Google, il ne fait pas le poids ? Peut-être avez-vous négligé l’une des 10 erreurs de référencement les plus courantes. En évitant ces erreurs, jouez la sécurité et obtenez de bons classements. »
Le texte traite d’un problème typique du groupe cible (les auteurs de sites Web). Il est court, concis et s’adresse directement au lecteur en lui promettant une solution.
Call-to-action
Pour en savoir plus : les 10 erreurs de SEO
Le call to action est clair. Il offre un lien vers d’autres informations et conduit à l’article.
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Même la meilleure newsletter ne servira pas à grand-chose si vous choisissez le mauvais moment pour l’envoyer. Il y a certains créneaux horaires ou jours de la semaine durant lesquels les courriels envoyés s’empilent automatiquement dans la boîte de réception. Résultat : votre newsletter se retrouve noyée dans la masse. Le lundi matin, tous les mails entrants qui se sont accumulés au cours du week-end et qui semblent moins importants sont souvent supprimés en bloc – ou même marqués comme spam. Et certains utilisateurs ennuyés se désabonnent de la liste diffusion.
La plupart des utilisateurs sont pleinement satisfaits de l’envoi mensuel d’une newsletter. Un mail quotidien est souvent perçu comme intrusif ce qui n’est pas bon pour la réputation de votre entreprise. Les heures suivantes sont généralement recommandées :
Bien sûr, ce ne sont que des indices. Les tests (par exemple les tests A/B), qui fournissent des informations fiables sur ces différences significatives, restent purement informatifs. Même lors du meilleur créneau d’expédition, la règle reste la même : tester, tester, tester, tester – et être flexible, car les habitudes des utilisateurs changent constamment.
Dans le cadre d’une newsletter, les données d’envoi sont stockées. Dans le nouveau RGPD, en vigueur depuis mai 2018, les données personnelles sont spécialement protégées. Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ? Le § 4 n° 1 du RGPD en donne une définition légale : « toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (…) ». Le nom et l’adresse électronique entrent dans cette définition.
Il existe deux principes juridiques pour la conservation des données personnelles externes. Soit le stockage est expressément autorisé par une norme légale, soit (et cette option sera la plus courante lors de l’envoi de la newsletter) la personne concernée a expressément donné son accord pour le stockage. Le nouveau RGPD assortit l’approbation explicite de conditions plus strictes que par le passé. Pour des raisons de protection des données, selon le RGPD, les envois de newsletter ne sont autorisées que si le destinataire a donné son accord clair, éclairé et vérifiable à l’envoi.
Une telle action de confirmation claire n’existe pas si le destinataire n’a pas fait de déclaration du tout ou si la case à cocher pour l’inscription à la newsletter a déjà été cochée par défaut dans le cadre d’une commande.
Important : le consentement du destinataire de la newsletter doit être vérifiable par l’expéditeur de la newsletter (art. 7 al. 1 du RGPD). Si vous voulez être en règle avec la loi, enregistrez l’horodatage (date et heure) et le numéro d’IP, qui est transmis avec la déclaration de consentement.
Opt-in, opt-out ou double opt-in ?
Quelle procédure technique, à la fois simple et juridiquement sûre, est adaptée à l’abonnement à une newsletter ? On distingue essentiellement deux procédures :
Opt-out :
L’expéditeur de la newsletter suppose un accord du destinataire tant que ce dernier ne s’y oppose pas activement.
Opt-in :
La newsletter ne sera envoyée qu’après réception d’une déclaration de consentement du destinataire (exemple : cocher une case).
La procédure d’opt-in recommandée peut à son tour être subdivisée en :
La meilleure façon de satisfaire aux exigences légales est de recourir à la procédure du double opt-in. Les avantages de ce système :
La procédure d’enregistrement comprend également l’acceptation active des dispositions relatives à la protection des données. « Active » signifie que l’utilisateur doit confirmer par au moins un clic qu’il a lu les dispositions relatives à la protection des données.
Très important : la politique de confidentialité
En outre, toute personne qui stocke des données personnelles est tenue de publier une déclaration de protection des données. Ce document aborde respectivement ces quatre points :
Pourquoi les données personnelles sont-elles stockées ?
Quelle est la base juridique du traitement et du stockage des données ? En règle générale, il s’agit de l’article 6, al. 1, 1er § du RGPD en cas d’envoi d’une newsletter.
Combien de temps les données sont-elles stockées ? Si la période n’a pas été déterminée à l’avance, il suffit de renseigner les critères selon lesquels cette durée sera déterminée.
Comment la personne concernée peut-elle révoquer son consentement ?
L’art. 7 al. 3 phrase 4 du RGPD précise que la révocation du consentement doit être aussi simple que l’octroi du consentement. La possibilité de fournir un lien de désabonnement clair dans chaque newsletter s’avère pratique et juridiquement sans faille. Sur la page de désinscription, le destinataire peut être invité à cliquer à nouveau pour confirmer sa résiliation.
Le consentement éclairé est donné lorsque la personne concernée a la possibilité, lorsqu’elle passe une commande, par exemple via un lien vers la page de protection des données, de savoir quelles données sont stockées dans le cas d’un abonnement à une newsletter et à quelles fins elles sont utilisées.
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À la fin de cette section, les points les plus importants sont de nouveau brièvement résumés. Ces quatre points sont tout particulièrement importants si vous voulez créer une newsletters qui soit juridiquement sûre :
Vous recevez un consentement clair de l’utilisateur.
Ce consentement a été donné conformément à la procédure de double consentement.
Vous pouvez prouver ce consentement (enregistrement électronique).
L’utilisateur doit pouvoir révoquer son consentement à tout moment et sans complications.
Zone de souscription
Le meilleur bulletin d’information n’est guère utile si le groupe cible est restreint. Par conséquent, vous devriez faire un effort pour la conception de la zone d’inscription du site Web. Le terme « newsletter » ne doit pas nécessairement être utilisé car de nombreux utilisateurs associent ce mot au spam. D’autre part, l’utilisateur doit bien entendu être informé qu’il recevra régulièrement des e-mails à la suite de son inscription.
Les alternatives au terme « newsletter » sont, par exemple, « des conseils réguliers par e-mail » ou « se tenir au courant des dernières informations ». Une communication bien menée est également importante. Lorsque l’on fait de la publicité pour une souscription chez le distributeur, il s’agit de promouvoir les ventes en énumérant, par exemple, trois avantages de façon accrocheuse. Pourquoi vaut-il la peine de s’abonner à la newsletter ? Informez le client de la valeur ajoutée qu’il reçoit par le biais de celle-ci.
Pour simplifier la gestion des listes d’envoi et la distribution des newsletters, les entreprises utilisent des logiciels et des outils en ligne. Ces programmes offrent des formulaires d’inscription pour votre propre site Web. De plus, ils comprennent la gestion et l’analyse des récepteurs, les réponses automatiques et, dans certains cas, les tests A/B. Pour les fournisseurs réputés, l’adaptation des outils à la nouvelle situation juridique depuis mai 2018 devrait aller de soi. En cas de doute, le fournisseur d’outils est responsable des infractions si un accord clair a été conclu au préalable sur l’expédition conformément aux exigences du RGPD.
Les programmes de newsletter sont particulièrement adaptés aux newsletters personnalisées qui ne s’adressent pas seulement au destinataire par son nom, mais permettent également un ajustement individuel du contenu. Un exemple : peu avant l’expiration d’un abonnement à un logiciel, les clients concernés reçoivent un e-mail avec pour objet : « Madame X, renouvelez votre abonnement maintenant ! »
L’autre avantage du logiciel de newsletter est la possibilité de mesurer son succès. La performance d’une newsletter est essentiellement déterminée par deux facteurs : le taux d’ouverture et le taux de clics. Le taux d’ouverture indique si l’e-mail est lu ou non. En règle générale, des taux d’ouverture aussi bas que 25 % sont considérés comme bons. Et si seulement 5 à 10 pour cent des utilisateurs cliquent sur un lien dans l’e-mail, on peut déjà parler d’un succès.
Concevoir des courriels présente de nombreux points communs avec la conception de sites Web. Toutefois, il y a certaines restrictions sur la conception d’une newsletter parce que tous les programmes de messagerie n’acceptent pas les feuilles de style utilisées pour afficher les pages Internet. C’est pourquoi de nombreux fournisseurs de newsletter proposent à leurs clients deux alternatives au moment de l’inscription : l’envoi sous forme de newsletter design ou sous forme de texte pur.
Le design adaptatif ne vaut pas seulement pour la conception de sites Web. Il en va de même pour la conception des e-mails, qui doivent être aussi esthétiques et fonctionnels que possible sur tous les appareils. Trois aspects sont particulièrement importants à cet égard :
Le choix d’une grande police de caractères garantit la clarté du texte sur les appareils de bureau et les smartphones. Une formulation courte a plus de chance d’être lue car l’utilisateur moderne a généralement peu de temps – et reçoit un grand nombre d’e-mails chaque jour.
Enfin, le bouton de call to action est décisif. Le mieux est qu’il saute aux yeux immédiatement et qu’il ait une inscription compréhensible qui montre immédiatement au lecteur pressé vers où il va se diriger.
Comme toute activité de création de contenu, rédiger une bonne newsletter prend du temps ! Or, vos journées sont bien chargées et une multitude d’autres tâches réclament votre attention. Heureusement, l’intelligence artificielle peut maintenant vous aider à gagner du temps sans négliger la qualité de votre newsletter ! Mais comment bénéficier des avantages de l’IA sans tomber dans les pièges liés à son utilisation ?
En utilisant bien la puissance de l’IA, vous pouvez écrire plus rapidement et plus efficacement. La rédaction de votre newsletter sera moins chronophage et le résultat sera encore meilleur. Vous pouvez notamment vous servir de ChatGPT ou de l’un de ses concurrents pour réaliser les tâches suivantes :
Obtenir un résultat à la hauteur de vos attentes avec l’IA nécessite des compétences spécifiques. Vous devez en effet être capable de communiquer efficacement avec la machine afin de lui transmettre les bonnes informations. Au début, vous tâtonnerez beaucoup. Avec le temps, vous gagnerez en aisance. Vous pourrez ainsi pleinement bénéficier de la puissance de l’IA pour booster votre productivité dans la rédaction de vos newsletters et de tous vos autres contenus. Vous n’avez pas de temps à consacrer à cet apprentissage ? Vous pouvez également faire appel à des rédacteurs web spécialisés en utilisation de l’IA !
Certains ont tendance à considérer ChatGPT comme un outil magique capable de rédiger presque tout seul. En réalité, ce n’est pas le cas ! S’il est vrai que cet outil est capable de produire un texte cohérent à partir d’une consigne de quelques mots, ce contenu ne sera pas automatiquement de qualité. Pour obtenir une newsletter capable de convaincre vos lecteurs de cliquer, votre implication est indispensable. En amont du processus de rédaction, vous allez devoir choisir le sujet que vous souhaitez aborder et le ton à adopter. Pour cela, votre connaissance de votre domaine et de votre audience est irremplaçable !
En aval, vous devrez retoucher les textes écrits par l’IA. En effet, l’intelligence artificielle est encore très peu efficace quand il s’agit de susciter l’émotion chez les lecteurs. En fonction de votre ton habituel et du sujet que vous abordez, vous pourrez rajouter une touche d’humour, une anecdote personnelle ou un exemple parlant. Cela rendra votre contenu plus humain et donc plus engageant !
N’envoyez des newsletters qu’aux destinataires qui se sont inscrits en utilisant la procédure du double opt-in.
Lors de l’enregistrement, l’utilisateur doit s’engager activement à avoir lu les dispositions relatives à la protection des données.
Formulez un sujet court et significatif qui éveille la curiosité.
Adressez-vous au lecteur aussi personnellement que possible – de préférence dans la ligne d’objet.
Prêtez une attention particulière aux premiers mots du texte.
N’utilisez des images qu’en accompagnement du message principal du texte et fournissez des informations supplémentaires.
Utilisez des phrases brèves et des mots courts, écrivez de façon compréhensible et précise. Évitez les substantifs, les verbes sont préférables.
Intégrez un bouton d’appel à l’action (call to action) ou un lien qui attire l’attention et qui se passe d’explications.
Évitez les signaux de spam dans le sujet et le texte de l’e-mail.
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