Dans les coulisses de Textbroker France (épisode 2) : la gestion de projets #10ansTBFrance

« Ce client est un client suivi par l’équipe de Textbroker » Si vous n’avez pas déjà vu passer cette petite phrase dans une des commandes que vous avez traitées, suivez-nous : prenons ces clients VIP en filature, en commençant par faire un tour dans les coulisses de la gestion de projet !

Pourquoi est-ce que Textbroker « suit » certains clients plutôt que d’autres ?

Un « client suivi » est « accompagné » par Textbroker, plus précisément par nous : Charlotte et Sophie. C’est aussi ce que nous appelons « Managed Service ». Nous mettons en place tout ou partie du processus de création de contenu, de la création du briefing à la recherche des mots-clés, en passant par la constitution d’équipes et la relecture des textes, en fonction des besoins du client.

Ces clients suivis ne se connectent donc jamais à la plateforme, c’est nous qui leur envoyons par e-mail les textes commandés, sous format Word ou Excel. Dans le cadre de ces commandes, vous n’avez donc pas affaire à eux directement mais à nous, même lorsque vous utilisez la messagerie de la plateforme !

Un client peut décider de se faire accompagner par Textbroker pour plusieurs raisons : manque de temps pour gérer son projet, manque d’expertise dans la commande de contenus, volume important de commandes, plusieurs langues souhaitées, etc.

Quelques exemples types de projets suivis

• Une agence de voyages commandant 30 guides de destinations en français par mois + leur traduction en allemand, anglais, italien et espagnol
• Un site e-commerce ayant besoin de 250 descriptions de chaussures et accessoires tous les 6 mois
• Un site informatif sur les différents types d’assurances pour lequel des auteurs pointus dans le domaine sont demandés
• Un portail d’informations sur le thème de la sécurité routière faisant rédiger 15 articles de blog par mois en plusieurs langues et en demandant leur intégration dans WordPress
• Une agence SEO commandant pour le compte de son client final – un chirurgien esthétique – 5 articles de blog par mois, en français et en anglais

Nous gérons en moyenne une cinquantaine de projets suivis par mois, ponctuels ou réguliers, de toute taille et de tous types, et certains sont si volumineux voire complexes qu’ils nécessitent plusieurs heures de travail par jour. Nous sommes alors parfois secondées par un chef de projet externe (souvent Hervé, Angeline ou Clémentine) qui centralise les questions et demandes venant des auteurs et éditeurs, prépare les commandes, actualise les briefings, etc.

La gestion de projets en détail

Lorsqu’un client souhaite être accompagné, il est d’abord mis en relation avec notre responsable commerciale, Zohra, qui définit avec lui son projet et chiffre la prestation : quels sujets, quel volume de textes, pour quelle date ? Tous ces paramètres sont à prendre en compte. Une fois l’offre signée, nous prenons le relais et élaborons avec lui le briefing de rédaction, souvent par téléphone, à partir d‘une check-list, et parfois d’une ébauche de briefing qu’il a lui-même réalisée.

Deuxième étape : création de l’équipe d’auteurs. Mais comment sélectionner les rédacteurs adéquats ? Nous effectuons d’abord une recherche dans la base de données, en fonction des catégories renseignées dans votre profil. Nous recevons également des recommandations de la part du service assistance, des évaluateurs et des éditeurs des projets suivis.

Comment augmenter vos chances d’être repéré et invité ?

• Faire du bon travail pour le compte de clients self-service 😊
• Bien renseigner votre profil et choisir un pseudonyme original et facile à mémoriser (on se souvient plus facilement de l’auteur CharlotteTB que de A-012345)
• Vous avez un talent particulier ? Compétences en SEO, recherche de mots-clés, habitudes des outils d’optimisation de textes ? Renseignez ces infos absolument !

Il ne reste alors plus qu’à passer les commandes dans le système.

Qu’est-ce qui se passe avec vos textes ?

Les textes rédigés dans le cadre d’un projet suivi sont contrôlés et éventuellement corrigés (lorsque les retouches sont minimes) par un éditeur avant d’être transmis aux clients. En plus d’un simple contrôle orthographe/grammaire, l’éditeur s’assure que le texte n’a pas été plagié, que le nombre de mots demandé par le client a été respecté et que le briefing a été suivi en tous points. Si les textes ne sont pas à la hauteur des attentes du client ils vous sont renvoyés pour modifications.

Le client est satisfait des textes reçus ? Le projet est considéré comme clos… jusqu’à la prochaine vague de commandes !

Notre quotidien de chefs de projets Textbroker

• Un projet est réussi lorsque tout le monde est satisfait : le responsable commercial qui l’a vendu au bon tarif, le chef de projet qui a collaboré de manière efficace avec ses différents interlocuteurs, l’auteur qui a eu suffisamment de temps et les ressources nécessaires pour rédiger de bons textes, l’éditeur qui n’a eu que peu de retouches à faire sur les textes
• Dans un cirque, nous aurions été jongleuses 😊 Eh oui, avec tous ces projets, il faut être flexible et savoir rebondir de l’un à l’autre… et ne pas s’emmêler les pinceaux ! S’il nous arrive de répondre à côté de votre question sur tel ou tel briefing, vous saurez désormais pourquoi !
• Toujours l’œil sur le calendrier : respecter les deadlines convenues avec le client est primordial. S’il vous semble souvent avoir peu de temps pour rédiger les textes, c’est parce qu’il y a une foule de détails à régler avant de passer les commandes sur la plateforme, la rédaction n’est que la dernière étape (et non des moindres !) d’un long parcours. Mais date promise, date due !
• Chaque texte est unique,chaque projet aussi – Il faut pour chacun trouver les bons auteurs, les bons éditeurs, le bon rythme, format de livraison, etc. Il faut savoir aussi gérer les contretemps : un client qui se rend compte un peu tard qu’il a oublié de préciser des choses importantes dans son briefing, la rédactrice principale d’un projet qui part deux semaines en congé, etc.
• Le relationnel est la clé de tout bon management de projet: Nous délivrons des textes, oui, mais nous travaillons avant tout avec des gens, chacun avec ses compétences, ses heures de travail, ses centres d’intérêt, etc. Établir des liens avec vous, fédérer une équipe fidèle autour d’un projet récurrent, voilà nos vrais enjeux !
• « Dis-moi comment un projet démarre… et je te dirai comment il se termine » : en d’autres termes, avec un briefing bancal on obtient rarement des textes qui conviennent au client !
• Un travail d’équipe : certes, chacune est responsable du succès de « son » projet. Ça n’empêche pas de demander leur avis aux membres de son équipe, de leur « emprunter » leurs auteurs, etc.
• Responsabilité : nous sommes les garantes du succès d‘un projet. Si nous ne tenons pas ses rênes fermement, il se transformerait assurément en une folle équipée galopant vers le ravin au moindre souci rencontré…
• Grâce à ces projets de textes, nous qui sommes expatriées en Allemagne, nous maintenons un lien fort avec la France, sa culture et sa langue… et ça fait du bien 😊

Merci à vous de contribuer et de continuer à faire de ces projets de francs succès ! À bientôt dans de prochains projets suivis !